企业跨越信息化门槛 软件选型玩个性
发布于:2009-11-18 已被阅读: 次 
“中小企业做信息化是找死,不做信息化是等死”。

  的确,对于大多数中小企业而言,像大中型企业那样组织专业的技术团队,花几万、几十万,甚至几百万元去购买一套软件是不太现实的。在企业发展过程中,一次性过大的投入会带来沉重的资金压力和较高的投资风险,何况还需要为这些软件的维护和管理支付高额的人员工资和培训费用。这些问题无形中抬高了中小企业信息化的门槛,企业信息化的需求和现状产生了极大的矛盾。

  另一方面,大量的中小企业排徊在千篇一律的普及版管理软件面前,要么被迫“削足适履”地适应普及版软件的所谓“标准化流程和标准化模块”,要么“心不甘情不愿”地掏出更多的银子来购买开发商的“一对一”的二次开发服务。这种定制服务的价格有时甚至比软件本身还高。尽管如此,开发商更多的时候都不愿意做二次开发,理由是“流程不规范,服务困难”。

  看起来,千篇一律的普及版软件似乎就是囊中羞涩的中小企业的宿命。

  中小企业信息化现状

  一直以来,许多中小企业连一名起码的从事软硬件维护的计算机专业人才都没有。要让中小企业老板为这些计算机人才单独去建一个信息技术部门,或培养一个信息主管、CIO什么的,仍然是不太现实的。

  中小企业业务的灵活多变是众所周知,不仅不同的企业彼此存在差异,就是同一个企业,前后也有可能不同。比如,一家企业半年前还在做家具,半年后就改卖墙纸,三个月前还是洗脚房,三个月后改做餐饮。业务变了,其管理流程可能跟着发生变化,如收据格式和管理报表,更复杂的是管理流程发生变化。

  业务的灵活多变对企业信息化系统的影响是显而易见的,业务变了,信息化系统只好跟着调整。然而,对企业信息化影响更大的却是企业组织结构的变化。有些中小企业为了把企业做强做大,喜欢搞扩张,有的向本行业的上下游扩张,也有的干脆脱离本行向房地产等热门行业扩张。还有一些中小企业像变戏法似的,做同一个业务却开设了两三家同样的公司,似乎随时准备要关闭其中的一两家。

  中小企业信息化缺乏资金也是无人不知的秘密。一种情况是,企业本身利润微薄、资金紧张,搞信息化明显捉襟见肘,力不从心。但这样的企业如果信息化搞得好,会使企业减少漏洞、降低成本、提高效益,甚至能给企业雪中送炭;另一种情况是,企业本身经营成功,利润很高,企业并不缺钱,问题是企业老板不情愿把钱投入到信息化建设中。这种企业一旦用上了信息系统,老板在亲身感受到信息化的非凡魅力后,往往能在短时间内改变对企业信息化的态度,从不情愿到谨慎看多,甚至到后期持续投入。

  中小企业信息化的三道坎

  没有人才、缺乏资金、业务和组织多变正是横亘在中小企业信息化建设道路上的三道大坎。特别是中小企业的资金缺乏和业务组织多变,使那些大张旗鼓欲进军中小企业信息化市场的国内外大型软件公司处于尴尬的两难境地。

  一方面,软件公司要适应中小企业资金缺乏的现状,必然要拿出低成本的系统,缩编庞大的信息化系统或ERP系统,推出所谓的中小企业版,而这些缩编后的版本面对业务组织多变的中小企业简直有点像儿童玩具似的,不是肥胖臃肿,就是文不对题,大而无当,就象高射炮打蚊子,不仅浪费中小企业本就不多的资源,而且效果不佳,很难在实际中应用起来。企业管理软件或ERP在中国已经风风雨雨十多年了,有哪一家软件公司敢说自己的ERP已经又好又省地适应了中小企业?

  另一方面,软件公司要满足中小企业业务组织多变的需要,不得不对信息化系统或ERP系统进行二次开发甚至量身定制,这样势必大幅提高软件公司的运作成本,而中小企业根本承担不起也不愿意承担这样的二次开发成本。于是,软件开发商和中小企业用户就这样相互僵持着,要么是中小企业委曲求全,在被动的情况下凑和着使用开发商的所谓普及版企业管理软件,要么是开发商在艰难的讨价还价之后,勉为其难地进行迫不得已的定制开发或二次开发。更多的中小企业处于旁观者的位置,对这种吃力不讨好的信息化战战兢兢,心有余悸。

  中小企业没有人才,缺乏资金,业务和组织多变,使软件公司大伤脑筋,而更伤脑筋的其实还是已经对企业信息化感兴趣的中小企业自己。如果按正常的套路搞信息化,先组建公司的电脑信息部,再由电脑信息部牵头购买硬件、网络设备、建设局域网,然后购买或开发应用软件,最终形成一套像模像样的企业全面信息化系统,这样的做法恐怕相当多的中小企业都难以承受。

  中小企业信息化是没有需求还是需求无法满足?

  曾有一次我和一位做家俱制造的老板聊信息化的事情,觉得中小企业对信息化没有需求,没想到老板却说:不是没有需求,而是我们的软件做得还不够好!我疑惑不解,就问他怎么个不够好法?他说:关键是不能“随需而变”!我又问他,怎样才算“随需而变”呢?他说,理想的“随需而变”当然是按照我企业的具体情况进行定制开发。我想,百分之百的定制开发当然是不可能的,事实上也不必要。那样的话,成本就太高了,时间也会拖得很长,无论是软件公司还是中小企业都受不了。

  但是,中小企业信息化是否可以在一个尽量标准化的管理软件平台上进行有限的适应性的定制开发呢?毕竟中小企业的业务流程和范围大部分还是相同的,无非是进销存财务之类的供应链管理,复杂一点的就再加上生产计划和电子商务(如网上订单)之类的功能。另外,中小企业的业务流程也不可能象大中型企业那样复杂,需要监控成百个数据点,需要成百人地使用同一个软件来先后处理同一个业务。流程如此复杂的企业已经不是我们所要讨论的中小企业了。事实上,中小企业信息化不一样的地方主要体现在单据,报表和具体业务的管理流程上。如果把这一部分从整个平台软件中剥离出来进行客户化定制,那么软件公司的负担无疑可以大大地减轻,同时又真正地满足了客户的个性化要求,确保每一个中小企业都“随需而变”!

  后来和公司的维护人员走访更多的客户,发现用户的需求变化还真是蛮快的。主要分为三类,一是管理流程变化,比如,原来一个人处理的业务现在改为先后由两个人处理,原来不需要审核的业务现在需要增加审核环节等等,二是单据格式变化或需要增加新的单据,三是报表项目或统计方式变化或需要增加新的报表以加强决策的科学性。这些变化让我们这些所谓的专家都觉得很合理,但很多管理软件事实上都不能满足客户这种因快速的业务变化而导致的个性化需求,软件公司的二次开发要价太高,吓跑了很多对信息化感兴趣的中小企业老板!

  做管理咨询和应用软件的时间一长,发现我们总是有意无意地站在软件商或管理软件的角度来看待客户的需求是否合理。如果客户的应用效果不佳,我们总是武断地认为是客户不按软件的“标准化流程”使用导致的,仿佛客户只要按我们的流程使用就万事大吉。我们总是本能地认为我们的软件代表的是“先进的管理流程和先进的管理模式”,是中小企业信息化的“标准化版本”,应该“削足适履”的是客户而不是我们的管理软件本身!

  事实上,客户在中国这样一个特殊的竞争环境下的确有很多不甚规范但却很有竞争力的管理方法!千千万万个不同的中小企业处在不同的地区,不同的领域,面对不同的商业环境和不同的自身条件,怎么可能都用同一个模式、同一个解决方案来“包治百病”呢?!

  客户需要我们的管理软件支持他们独特的管理方法,需要我们的管理软件“随需而变”!

  有些管理软件为了适应客户的多样化需求,在一定程度上支持多流程或多业务,通过复杂的参数设置使管理软件适应不同的流程管理模式。尽管如此,且不说管理软件本身的复杂性,要想在有限的软件中概括出所有的管理模式怎么可能呢?更何况客户独特的单据格式和统计报表是根本无法标准化的!

  还有些管理软件甚至支持客户单据格式和统计报表的自定义。通过管理软件提供的专门工具,客户可以在一定程度上自行修改或重新定义自己的单据格式和报表格式。E路顺风也曾提供过这种自定义工具。但实践表明,用户几乎没有一个人会用,甚至都不知道软件还有这种功能。我们反思:这种自定义工具表面上增加了软件的灵活性,使客户能自己进行有限的个性化修改和调整,但实际操作起来的确太复杂太不实用了。我们实际上是把最终的中小企业用户想象成了软件的增值服务商,让最终用户代替我们做软件的个性化二次开发了。试想,在我们面对的中小企业客户中有几个能把EXCEL电子表格和SQL数据库语句玩到炉火纯青的地步呢?何况为了安全还不能允许客户直接操作数据库。如果我们的客户都可以利用电子表格和SQL语句来进行熟练的日常管理,客户何必还花钱购买我们的应用软件呢?!

  我们显然把客户的电脑水平想象得太高了。

  “浓缩”的并不都是精华

  虽然信息化是中小企业发展的必要手段,但中小企业信息化与大型企业信息化的路径是完全不同的。对规模和资源都十分有限的中小企业来说,他们不可能像大型企业那样,设立庞大的IT部门,建设自己独立的数据中心和完备的IT运营网络,并把ERM、CRMSCM、ERP等应用系统一次性建设起来——如果这样,过高的IT投入反而会制约中小企业的发展。因此,中小企业信息化注定是低成本投入,并且分阶段进行的,不可能一蹴而就。

  针对中小企业资金缺乏的现状,很多软件公司,特别是那些以大中型企业为主要服务对象的软件公司,通过缩编为大型企业开发的信息系统来推出所谓的中小企业版,比如拿掉一些模块,降低复杂性,减少功能等等,似乎“浓缩的都是精华”。

  虽然中小企业信息化的宗旨和大企业一样,都是为业务服务,创造价值,但中小企业信息化不能一刀切!开发商应当根据企业的行业背景、区域特点、不同业态,以及不同中小企业其IT建设所处的发展阶段,打造多元化的、符合中小企业自身需求的解决方案。中小企业真正需要的是专门为他们量身定制的个性化解决方案,而不是将高端产品简单的删减和复制——既不是高端产品的简单组合,也不是大型企业解决方案的简化版本。

  中小企业经常出现的一个误区是:选择投资过于复杂以及性能过高的软件,以至超出了企业的实际需要。繁琐的操作,复杂的流程,那些额外的功能反而给企业带来了意想不到的损耗,预期的投资回报遥遥无期,结果是大大损害了中小企业信息化的积极性和热情。

  其实,中小企业需要的是对其业务管理的快速实现和必要的个性化定制,产品的灵活性和使用的简易性才是他们关注的焦点。这一切都是“浓缩版”管理软件捉襟见肘,勉为其难的。

  普及版管理软件的尴尬

  最初的管理软件都是为某些指定的企业量身定制的。随着应用的普及,开发商逐渐将定制产品抽象成通用的管理软件产品,因为“简单易用和标准化”,俗称普及版管理软件或“大白菜软件”,其核心价值都一样,即“廉价和标准化”。公平地说,普及版管理软件在中小企业信息化的推广和普及过程中起了重要作用,功不可没。

  然而,今天的市场环境和用户的应用情况都清楚地表明:僵硬的通用产品已经制约了用户的使用,普及版管理软件不能适应中小企业用户的个性化需求,用户真正需要的是灵活的个性化产品。软件公司如果还固执地认为管理软件仍处在T型车的普及时代,就不仅是对产业阶段的错误判断,更是对用户需求变化的漠视。

  就中小企业老板的信息化初衷而言,他们当然希望以有限的投资,通过信息化手段,加入到更广阔的价值链条中去。但是千篇一律的普及版管理软件,却常常让中小企业老板们更加怀疑自己的信息化投资是否值得。

  造成这种尴尬局面的原因,一是由于中小企业庞大的用户规模,开发商都倾向于以标准化的产品占领市场,争取新用户,并未对用户的长期利益做过多考虑;二是由于中小企业信息化进入门槛低,更多的厂商陷入了同质化的竞争状态。

  一度以“简单、易用、廉价”为最大卖点的普及版管理软件,由于抓住了中小企业老板希望IT产品“简单易用”的心理,以“易用和廉价”为号召,以“通用和标准化”为手段,在早期的市场上一时风光无限。随着中小企业的成熟和发展,管理软件应用的进一步深入,越来越多的老板逐渐认识到,光有“易用和廉价”是远远不够的,中小企业也需要象大中型企业那样享受开发商“随需而变”的个性化服务!

  管理软件平台化,客户应用个性化,二次开发常态化

  对目前的中小企业来说,要么是千篇一律模式固定的普及版管理软件,要么是成本高昂的“一对一定制开发”,舍此二途似乎没有更好的路可走。如果中小企业选择普及版软件又需要适当的个性化二次开发,他们就只好与开发商讨价还价,就算开发商勉为其难地答应,其成本也常常会很高,而且时间还经常得不到保证。

  开发商为什么普遍不愿意二次开发呢?除开中小企业信息化普遍的低成本和二次开发巨大的工作量不谈,从技术上说,开发商如果不能将客户的个性化需求进行适当的隔离,客户的个性化就会对整个系统的设计和稳定性造成极大的困扰,以至将来的升级服务困难。而且,经销商一般都不具备客户化的能力,客户的所有二次开发需求都必须反馈给开发商处理,这样开发商就面临付出和回报极不相称的风险。这就是开发商更喜欢客户选择千篇一律的普及版软件的原因。

  然而,随着中小企业的日益成熟和觉醒,模式固定的普及版软件越来越显示出它的落后性和不适应性。在客户为王的时代,客户的需求就是无声的命令。客户需要管理软件个性化,开发商就必须提供“随需而变”的管理软件。

  那么,在标准化产品和一对一服务之外,有没有第三条路,既能满足中小企业的低成本要求,又能实现中小企业的“个性化定制需求”?答案是肯定的。

  随需而变的关键是管理软件的平台化,即管理软件向业务基础软件迁移,在此基础上实现客户的个性化需求与基础软件的适当隔离。由于个性化定制不会对整个系统造成不必要的干扰和破坏,一方面确保了系统的稳定和可靠,另一方面则使客户的个性化扩展成为可能,而且,这种个性化定制是与整个基础软件融合在一起的。

  未来的管理软件应该采用“标准化+个性化”或“通用+定制”的解决模式。开发商必须在向客户提供无差异的标准化产品的同时提供个性化的二次开发服务。就算客户一时不需要,至少也要具备这种二次开发的接口和能力。只有这种“通用+定制”或“产品+服务”的应用模式才能真正解决中小企业客户在低成本条件下的个性化需求,通过管理软件平台化来实现客户应用个性化,二次开发常态化,将中小企业迫切需要的“随需而变”落到实处。千篇一律不是中小企业信息化的宿命!

  事实上,国内管理软件市场的低潮并非是因为国内企业的低需求,也并非国内厂商的无作为或不作为,而在于软件开发商/服务商一贯的大型系统、固化软件与中小企业用户低成本、灵活需求之间的错位。中小企业信息化需要低成本的个性化解决方案,中小企业管理软件需要低成本条件下的“随需而变”。

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